Svenska kommuner utnyttjar inte sina stordriftsfördelar inom IT
Svenska Kommuner har, som många andra verksamheter, det senaste året accelererat sina satsningar på digitalisering, samtidigt som de ekonomiska ramarna är begränsade. Våra analyser visar att det finns utrymme för att effektivisera driftskostnaderna och på det viset skapa utrymme för nya satsningar.
Enligt Institutet för Framtidsstudier ligger kommunernas IT-budgetar på ca 2,7% av den totala verksamhetskostnaden och SKR pekar på ca 2,3%. Samtidigt kan vi konstatera att snittet för hela offentliga sektorn ligger betydligt högre på 3,3%.
Våra undersökningar av 48 kommuner visar däremot på en väldigt stor spridning med en variation från 0,4%-4,56% i IT-kostnad som andel av den totala verksamhetskostnaden.
När vi tittar på ett urval av de största kommunerna ser vi en spridning mellan 40-188% jämfört med medelvärdet för årlig IT-kostnad per invånare. Även om det finns viss osäkerhet i underlaget och det är inte alltid tydligt om det enbart avser centrala IT-kostnader eller om även förvaltningarnas egna IT-kostnader är inkluderade, så ser vi en tydlig bild av en stor spridning.
Av de kommuner vi tittat på ligger de centrala IT-kostnaderna på mellan 30-55% av den totala IT-kostnaden. Att jämföra med många av de industriföretag vi jobbat med där den centrala andelen ofta ligger på mellan 80-90%.
I en av de kommuner vi gjort en kostnadsanalys för var fördelningen mellan centrala IT-kostnader 33% och Förvaltningarnas IT-kostnader 67%. Samtidigt konstaterade vi att den totala IT-kostnaden låg i den övre kvartilen på 2,9% av den totala verksamhetskostnaden.
Genom att konsolidera systemförvaltning, drift och support kan de effektiviseringsvinster man uppnår skapa utrymme för satsningar inom digitalisering.
En sådan konsolidering ökar också möjligheten att etablera en bättre uppföljning av IT-kostnaderna som behöver stärkas för att driva ett framgångsrikt effektiviseringsinitiativ. Att detta inte är så högprioriterat kan delvis förklaras av att endast 6% av kommunerna uppger att man följer upp sina IT-initiativ.
En centralisering av IT-resurser, upphandlingskapacitet och utnyttjande av nya teknologier ger skalfördelar i systemförvaltning och IT-support vilket långsiktigt håller ner IT-kostnaden och samtidigt bidrar till en effektivare IT-organisation.
Den höga graden av decentralisering gör det svårt för kommunerna att utnyttja de skalfördelar som uppstår av större volymer. Med tanke på den likartade verksamhet som bedrivs inom kommunerna borde inte denna möjlighet heller begränsas till bara den egna kommunen. Visserligen finns det många etablerade samarbeten, inte minst bland de små kommunerna, men framför allt de större kommunerna går miste om dessa effektivitetsvinster.
Av de kommuner vi undersökt visar det tydligt att de större kommunerna inte har IT-kostnader som är lägre per invånare, trots sin storlek, snarare tvärtom.
Här finns det utrymme för att konsolidera, förstärka upphandlingskraften och att utnyttja nya teknologier för att uppnå högre effektivitet.